個人情報及び特定個人情報の保護について

株式会社エムシー緑化(以下、当社といいます。)は、お客様、取引先の方々を始めとする、当社に個人情報又は特定個人情報を提供される方(以下、本人といいます。)の個人情報及び特定個人情報を適切に保護するため、『個人情報及び特定個人情報の保護方針に関する宣言』に則り事業活動を行ってまいります。なお、当社における個人情報又は特定個人情報の利用内容、開示等のご請求の手続き、お問い合わせ先などについては、以下の『個人情報及び特定個人情報の取り扱いについて』に記載のとおりです。

※個人情報：生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの

※特定個人情報：個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報

個人情報及び特定個人情報の保護方針に関する宣言(プライバシーポリシー)

株式会社エムシー緑化は、当社の事業活動において、個人情報及び特定個人情報を適切に取り扱い保護することが重要な社会的責務であると認識し、以下の基本的な方針に基づき、個人情報及び特定個人情報の保護に努めます。

1. 法令等の遵守について

当社は、法令・ルールの遵守が会社存続の大前提であることを強く認識し、個人情報及び特定個人情報の保護に関する法令、ガイドライン等および社内規則を遵守します。また、当社グループ各社において、これらの趣旨に従った対応が図られるよう、各社と協力し取り組みます。

2. 個人情報及び特定個人情報の取得について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、その利用目的を明確にした上で、適法かつ公正な手段により取得します。

3. 個人情報及び特定個人情報の利用について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、法令により認められている場合を除き、本人の同意なく、その利用目的の範囲を超えて利用しません。

4. 個人情報及び特定個人情報の第三者への提供について

当社は、個人情報及び特定個人情報を、法令により認められている場合を除き、本人の同意なく、第三者に開示または提供しません。

5. 個人情報及び特定個人情報の安全管理について

当社は、個人情報及び特定個人情報の保護に関する社内規則を定め、個人情報保護管理者を選任し、当社における個人情報及び特定個人情報の保護のための管理体制を整備する等の諸施策を推進します。
当社は、個人情報及び特定個人情報の漏えい、紛失、毀そん、不正アクセス等を防止するため、社内規則に従い、必要かつ適切な安全管理に努めるとともに、その状況について定期的に監査します。また、当社の役員、従業員等に対し、個人情報及び特定個人情報の適切な取り扱いについて教育を実施します。

6. 個人情報及び特定個人情報に関する問い合わせ、開示・訂正等について

当社は、その保有する個人情報又は特定個人情報について、本人から問い合わせ、開示・訂正等の要請があった場合には、速やかに対応します。

7. 個人情報及び特定個人情報の保護の取組みの継続的な改善

当社は、個人情報及び特定個人情報の保護に関する上記の取組みをPDCAサイクル※を回し実施します。また、この取組みを継続的に見直し、改善に努めます。

※PDCAサイクルとは、計画をたて(Plan)、実行し(Do)、その評価(Check)に基づいて改善(Act)を行う、というプロセスを継続的に繰り返す手法のことをいいます。

個人情報及び特定個人情報の取り扱いについて

1. 利用目的について

① 個人情報の利用目的

当社は、ご本人の個人情報を、農業関連事業と生活環境事業等、当社の企業活動の遂行に必要な範囲内において、以下の利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。なお、下記の利用目的のほか、サービスごとに利用目的が明示されている場合は、その目的に従って個人情報を取得及び利用します。

・当社の取扱製品やサービスの提供
・当社の取扱製品やサービスに関する情報の提供および提案
・当社の取扱製品やサービスの企画、開発および利用に関する調査等
・法令・契約に基づく権利の行使または義務の履行
・お客様、取引先等当社とかかわりのある方との連絡および問い合わせ
・お客様等からのお問い合わせまたはご要望に対する回答
・当社が開催する行事等の案内
・株主管理に伴う事務手続き
・採用活動に関する情報の提供及び連絡
・その他当社の円滑な業務運営を図るため

② 特定個人情報の利用目的

当社は、ご本人の個人番号(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に定める個人番号をいう。)を以下の事務手続きに限定して利用いたします。

・所得税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う源泉徴収に関する事務
・相続税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う源泉徴収に関する事務
・従業員持株会、拡大従業員持株会、役員持株会、又は取引先持株会等の理事長、若しくは事務局が行う金融商品取引に関する配当所得等の法定書類等の作成事務
・地方税法に基づき、雇用主、又は支払者が行う住民税に関する事務
・健康保険法に基づき、雇用主が行う社会保険に関する事務
・厚生年金保険法に基づき、雇用主が行う年金に関する事務
・確定拠出年金法に基づき、雇用主が行う年金に関する事務
・企業年金の給付に伴う源泉徴収、給付金の受給申請に関する事務
・雇用保険法に基づき、雇用主が行う労働保険に関する事務
・介護保険法に基づき、雇用主が行う介護保険に関する事務
・上記の事務に伴い生じる個人番号の書類付記に関する事務、及び上記事務に伴い生じる一切の事務

2. 安全管理措置

当社は、個人情報について、以下のとおり漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の適切な管理のための措置を講じています。

① 基本方針の策定

個人情報の適正な取扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定。

② 個人情報取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱規程を策定。

③ 組織的安全管理措置

・個人情報の取扱いに関する責任者（個人情報管理責任者）を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施

④ 人的安全管理措置

・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
・個人情報についての秘密保持に関する事項を社内規則に記載

⑤ 物理的安全管理措置

・個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

⑥ 技術的安全管理措置

・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定
・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

⑦ 外的環境の把握

安全管理措置を含め、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせについては、下記５.参照

3. 第三者への提供について

① 個人情報の第三者への提供

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において当社が業務委託先に提供する場合又は法令で認められた場合を除き、ご本人の同意なく、個人情報を第三者に提供することはありません。
なお、お客様等からのお問い合わせ、ご要望、資料請求等に対し適切に回答するため、当社関係会社との間で個人情報を共同で利用させていただくことがあります。この場合のお客様等の個人情報の管理については当社が責任を有します。

② 特定個人情報の第三者への提供

当社は、以下の場合を除き、特定個人情報を第三者に提供することはありません。

・特定個人情報の利用目的の処理のために必要な限度で特定個人情報を提供する場合
・特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継に伴い特定個人情報を提供する場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、ご本人の同意があり、又はご本人の同意を得ることが困難である場合
・その他、番号法の規定により特定個人情報を第三者に提供することが定められている場合

※番号法とは、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」をいいます。

4. 個人情報の共同利用について

当社は、必要に応じて、お客様、お取引先等から頂いた個人情報を、次のとおり共同利用する場合があります。

・共同利用する項目：会社名、所属、職位、氏名、住所、電話番号、メールアドレス
・共同利用者の範囲：当社、当社の親会社である三井化学クロップ&ライフソリューション株式会社及び同社有価証券報告書に記載する関係会社
・共同利用者の利用目的：当社事業に関連したサービスを、有益かつ適切にお客様、お取引先等に提供するため
・個人データの管理について責任を有する者：株式会社エムシー緑化

5. 個人情報及び特定個人情報の開示などのお問い合わせと手続きについて

当社では、ご本人または代理人の方から、ご本人の個人情報又は特定個人情報について、開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止(以下総称して、開示等といいます。)のご依頼等がありましたら、以下の要領で関係法令に基づき対応いたします。

お問い合わせ窓口

① 個人情報に関するお問い合わせ窓口

当社が保有する個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求、個人情報の取り扱いに関する苦情等は、以下の窓口にお申し出ください。

株式会社エムシー緑化　総務部HP担当係
住所：東京都中央区日本橋一丁目19番1号日本橋ダイヤビルディング16階　〒103-0027
電話番号：０３-５２９０-２９５６
受付時間１０：００～１７：００（平日の月曜日～金曜日）

② 特定個人情報(個人番号を含む個人情報)に関するお問い合わせ窓口

当社が保有する特定個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求、特定個人情報の取り扱いに関する苦情等は、以下の窓口にお申し出ください。

株式会社エムシー緑化　総務部HP担当係
住所：東京都中央区日本橋一丁目19番1号日本橋ダイヤビルディング16階　〒103-0027
電話番号：０３-５２９０-２９５６
受付時間１０：００～１７：００（平日の月曜日～金曜日）

なお、ご郵送の場合は封筒に朱書きで「個人情報に関する申請書類在中」又は「特定個人情報に関する申請書類在中」とお書き添えください。

【お願い】
直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、ご了承賜りますようお願い申し上げます。